Der Preis von Outsourcing-Dienstleistungen entscheidet oft über die Wahl des Anbieters

Bei der Aufnahme einer externen Zusammenarbeit berücksichtigen Unternehmen in der Regel eine Kombination mehrerer Faktoren – insbesondere die Fachkompetenz des Anbieters, Referenzen, den Umfang der Outsourcing-Dienstleistungen und die Qualität der Kommunikation. Dennoch überwiegt bei der endgültigen Auswahl oft ein anderer Parameter: der Preis. Zahlen wirken greifbar und leicht vergleichbar, vor allem dann, wenn das Budget zum Hauptkriterium der Entscheidung wird. Dieser Ansatz birgt jedoch Fallstricke: Das günstigste Angebot ist nicht immer die beste Wahl.

Preis ist nicht gleich Wert

Der Betrag gibt an, wie viel ein Unternehmen für eine Dienstleistung ausgibt. Der tatsächliche Nutzen zeigt sich jedoch darin, was es letztlich dafür erhält. Bei Outsourcing-Dienstleistungen ist dieser Unterschied oft entscheidend. Zwei auf den ersten Blick ähnliche Angebote können in der Praxis eine deutlich unterschiedliche Qualität liefern. Eine Entscheidung, die ausschließlich auf dem Preis basiert, führt daher selten zum optimalen Ergebnis.

Es lohnt sich, auch die Qualität des Managements, das Unterstützungsniveau, die Risikoprävention und die Entlastung interner Kapazitäten zu berücksichtigen. Gerade dieser auf den ersten Blick schwer greifbare Mehrwert hat entscheidenden Einfluss darauf, ob die gewählten Outsourcing-Dienstleistungen die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Preis ignoriert werden sollte – vielmehr ist ein umfassenderer wirtschaftlicher Blick gefragt.

Wie sollte man Outsourcing-Dienstleistungen wirtschaftlich richtig bewerten?

Der richtige Ansatz erfordert eine strukturierte Bewertung der gesamten externen Unterstützung – von der zugrunde liegenden Logik über betriebliche Zusammenhänge bis hin zu weniger sichtbaren Effekten. Unternehmer sollten vor allem prüfen, wie Outsourcing-Dienstleistungen in die wirtschaftliche Realität ihres Unternehmens passen und wie sie langfristig genutzt werden können. Hierfür eignen sich besonders Instrumente, die Outsourcing im Kontext der Gesamtkosten, der betrieblichen Effizienz und der Lieferqualität betrachten. Wie das konkret funktioniert, zeigen wir in diesem Abschnitt:

Das TCO-Prinzip

Bei der wirtschaftlichen Bewertung externer Zusammenarbeit lohnt es sich, in Kategorien der sogenannten Gesamtkosten des Eigentums (TCO – Total Cost of Ownership) zu denken. Dieses Prinzip betrachtet nicht nur den direkten Preis, sondern alle Kosten und Auswirkungen, die mit einer Lösung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verbunden sind. In diesem Fall bedeutet das mehr als nur den Betrag für die eigentlichen Outsourcing-Dienstleistungen.

Eingerechnet werden auch die Kosten für Implementierung, Verwaltung, Kontrolle, mögliche Fehler oder Änderungen während der Zusammenarbeit. Achten Sie außerdem darauf, dass alle Details im SLA (Service Level Agreement) festgehalten sind. Dieses Dokument beugt Streitigkeiten vor, die bei der Erbringung von Outsourcing-Dienstleistungen entstehen können. Es enthält nämlich die zwischen Anbieter und Unternehmen vereinbarten vertraglichen Bedingungen. Je klarer diese definiert sind, desto besser sind beide Seiten geschützt.

Was bei Angebotsvergleichen zu berücksichtigen ist

Angebote verschiedener Anbieter ausschließlich nach dem Stückpreis zu vergleichen, kann zu falschen Schlüssen führen. Jede Variante umfasst einen anderen Leistungsumfang, ein unterschiedliches Maß an Verantwortung und eine andere Kommunikationsweise. Eine fundierte Entscheidung erfordert daher einen detaillierten Blick auf die einzelnen Bestandteile der vorgeschlagenen Lösung.

In den Angebotsvergleich von Outsourcing-Dienstleistungen sollten Sie beispielsweise das Qualitätsmanagement, Reaktionszeiten, den Onboarding-Prozess und die technische Absicherung einbeziehen. Berücksichtigen Sie auch die Häufigkeit der Berichterstattung, die Unterstützung bei der Vorfallsbearbeitung, den Grad der Einbindung des Anbieters in die Planung, Sprachkenntnisse sowie die Verfügbarkeit der Dienstleistung zu unterschiedlichen Zeiten. Suchen Sie idealerweise nach einem externen Partner, der Erfahrung mit Kunden ähnlicher Größe wie Ihrem Unternehmen hat.

Denken Sie beim Vergleichen daran: Ziel ist es nicht nur, Unterschiede zu finden, sondern zu verstehen, was genau jedes Angebot in der Praxis bedeutet.