Cena outsourcingové služby často rozhoduje o výběru poskytovatele

Při navazování externí spolupráce firmy obvykle zvažují kombinaci několika faktorů. Zejména odbornost poskytovatele, reference, rozsah outsourcingových služeb a úroveň komunikace. Přesto ve finálním výběru často převládne jiný parametr: cena. Číselné porovnání působí konkrétně a snadno uchopitelně, obzvlášť ve chvíli, kdy se rozpočet stává hlavním mantinelem rozhodování. Takový přístup ale skrývá úskalí. Nejnižší nabídka totiž ne vždy znamená nejlepší volbu.

Cena není totéž co hodnota

Finanční částka udává, kolik firma za službu vydá. Skutečný přínos ale ukazuje, co tím ve výsledku získá. U outsourcingových služeb je právě tento rozdíl většinou klíčový. Dvě zdánlivě podobné nabídky mohou v praxi znamenat výrazně odlišnou kvalitu řešení. Rozhodování založené výhradně na ceně tak obvykle nevede k optimálnímu výsledku.

Vyplatí se zohlednit i kvalitu řízení, úroveň podpory, prevenci rizik nebo celkové odlehčení interním kapacitám. Právě na první pohled nehmatatelná přidaná hodnota má zásadní vliv na to, zda vybrané outsourcingové služby splní očekávání objednatele. Tím ovšem netvrdíme, že je moudré cenu ignorovat – stačí komplexnější ekonomický pohled.

Jak tedy hodnotit outsourcingové služby ekonomicky správně?

Správný přístup vyžaduje strukturované zhodnocení celé externí podpory. To znamená od její logiky přes provozní souvislosti až po méně viditelné efekty. Podnikatele by tak mělo především zajímat, jak outsourcingové služby zapadají do ekonomické reality jejich firmy a jak s ní umí dlouhodobě pracovat. K tomu výborně slouží nástroje, jež umožňují dívat se na outsourcing v kontextu celkových nákladů, provozní efektivity i kvality dodávky. Jak na to konkrétně, ukážeme v této části:

Princip TCO

Při ekonomickém zvažování externí spolupráce se vyplatí uvažovat v rámci tzv. celkových nákladů vlastnictví (TCO – Total Cost of Ownership). Tento princip nepohlíží jen na přímou cenovku, ale na veškeré výdaje a dopady spojené s daným řešením v průběhu celého jeho životního cyklu. V tomto případě to neznamená jen částku za samotné outsourcingové služby.

Započítávají se i náklady na její zavedení, správu, kontrolu, případné chyby nebo změny v průběhu spolupráce. Také dbejte, abyste vše měli zanesené do SLA (Service Level Agreement). Tento dokument předchází sporným situacím, které mohou při poskytování outsourcingových služeb nastat. Obsahuje totiž vzájemně vyjednané smluvní podmínky mezi poskytovatelem a firmou. Čím lépe jsou definované, tím více chrání obě strany.

Co všechno zahrnout do srovnání nabídky

Srovnávat nabídky různých poskytovatelů pouze podle jednotkové ceny může vést k chybným závěrům. Každá varianta totiž zahrnuje jiný rozsah služeb, různou úroveň odpovědnosti i způsob komunikace. Kompetentní rozhodnutí proto vyžaduje detailní pohled na jednotlivé složky nabízeného řešení.

Do porovnání outsourcingových služeb je vhodné zahrnout například způsob řízení kvality, reakční časy, způsob náběhu spolupráce či technické zabezpečení. Dále zvažte frekvenci reportingu, podporu při řešení incidentů, míru zapojení poskytovatele do plánování, jazykovou vybavenost a dostupnost služby v různých časech. Určitě hledejte externího partnera, který má zkušenosti s podobně velkými klienty, jako jste vy.

Při srovnávání mějte na paměti jednu věc: cílem není jen najít rozdíly, ale pochopit, co přesně která nabídka znamená v praxi.